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Étapes pour prendre de meilleures décisions

Whether you are the manager of a large company or the owner of a small company, you need to know how to make decisions. The following method (in seven steps) to make better management decisions can be used to study virtually any problem of any company.

1. Explain the problem

A problem must first exist and be recognized as such. What is the problem, and why is this a problem? What would be the ideal, and how is the present situation different from this ideal? Identify the symptoms (what’s wrong) and the causes (why not). Try to quantify the problem. For example, if the problem is that customer order forms are filled in slowly and imprecisely, determine how many purchase orders were filled out and how long it took to complete them.

2. Define the objectives

What are the objectives of the study? Which ones are essential? Describe your goals using action verbs, such as “reduce”, “increase”, or “improve”. Going back to the purchase order problem, the main objectives would be to increase the percentage of vouchers filled correctly, and reduce the time needed to complete each voucher. A sub-goal might be to simplify the way these vouchers are filled.

3. Develop a diagnostic framework

Establish a diagnostic framework to determine the scope of the study, as well as the methods you will use to study the problem. What kind of information do you need? Where and how will you find this information? Will you do a customer survey, a review of company documents, testing or something else? What are the assumptions (the facts you think are correct) of this study? What criteria will you use to judge this study? How much time, budget or other constraint is there? What kind of technique (quantitative or otherwise) will you use to analyze the data?

4. Collect and analyze data

Collect the data using the methods described in the third bullet above. Tabulate the raw data and organize it with tools such as tables, charts, indexes and matrices to facilitate analysis, as it is a crucial prerequisite for sound business decision-making. What do the data reveal? What facts and trends can be detected. After seeing the data, you should be able to reach some specific conclusions about the nature of the problem and how to solve it.

5. Generate other solutions

Develop alternative solutions to the problem and rank them in order of their net benefit. Well-established techniques for producing alternatives include nominal group technique, the Delphi method, and brainstorming. With all these methods, a group whose members read the data and analysis can now suggest a variety of possible solutions.

6. Develop an action plan and put it in place

Choose the best solution to the problem, but be sure to clearly understand why this is the best solution. Does it fulfill the objectives set out in the second point above better than its alternatives? Develop an action plan to execute the solution. At this point, an important organizational consideration arises: who will be responsible for implementing the implementation and what authority does that person have? The selected manager should be responsible for overseeing all tasks, deadlines and completing and drafting reports. Details are important in this step. Programs, reports, tasks and communication are the key elements of any action plan.

7. Evaluate, get feedback and control

After the action plan has been implemented to solve a problem, management must evaluate its effectiveness in resolving it. Evaluation standards must be determined, the reaction channels developed and control performed. This step should be carried out after trios at five weeks and then again after six months.

Specific techniques for decision-making

Several techniques are available to execute an action plan. Some are
familiar, such as cost-benefit analysis and others more esoteric, such as linear programming. Some are used to plan projects and others to analyze data. Most of these techniques are mathematical, or have mathematical aspects.

PERT method

La méthode PERT (technique d’évaluation et de révision du programme) porte sur une carte les tâches individuelles consécutivement et les activités pour accomplir un projet. Le résultat est un graphique d’acheminement du projet entier. Un échéancier et les chances de respecter ce programme peuvent être ajoutés. Le chemin critique, la durée la plus longue pour accomplir toutes les tâches importantes, peut aussi être déterminé. La méthode PERT aide les gestionnaires à prendre des décisions sur la programmation et l’allocation de ressources et réduit l’incertitude.

L’analyse des systèmes

L’analyse de systèmes peut être utilisée pour étudier les contributions, les processus et les productions de la compagnie entière, d’une division ou d’une succursale, selon la nature du problème. Les contributions sont les ressources (la main-d’oeuvre, le materiel et l’équipement) que l’entreprise utilise pour produire les marchandises ou services. Les processus sont les méthodes et l’organisation utilisés pour gérer la conversion des contributions en productions. Avec l’analyse des systèmes, les décideurs peuvent évaluer les composantes de systèmes séparément sur la base des objectifs établis, comme le prix ou le taux d’erreurs. Si un problème peut être identifié comme appartenant à une composante spécifique du système, il peut être corrigé.

L’analyse bénéfice-coût

L’analyse bénéfice-coût compare le pour et le contre de différentes solutions à un problème. Pour exécuter ce type d’analyse, le directeur doit définir le problème, determiner des objectifs, développer des alternatives, mettre une valeur en dollars sur tous les bénéfices, déterminer le coût de chaque alternative, calculer le rapport bénéficecoût (le bénéfice divisé par le coût) et/ou le bénéfice net (le bénéfice moins le coût) et prendre la décision. Ce type d’analyse établit un rapport clair entre la dépense, ou le coût et l’achat, ou le bénéfice.

L’analyse production-contribution

L’analyse production-contribution (P/C) représente l’écoulement d’un produit d’un secteur industriel, d’une compagnie, d’un département, ou d’un endroit à un autre. Elle montre quelles contributions produisent quelles productions. Elle est utilisée le plus souvent par de grandes compagnies pour faciliter la planification à long terme, mais les petites entreprises industrielles peuvent aussi la trouver utile.

L’analyse de régression et de corrélation

L’analyse de régression et de correlation révèle le rapport entre, ou parmi, les variables. Par exemple, elle peut être utilisée pour déterminer comment les augmentations du revenu des ménages affectent le volume des ventes. Les compagnies l’utilisent souvent pour étudier la demande, établir les prix, l’offre et les courbes de coûts.

Les modèles statistiques

Les modèles statistiques simplifient le monde complexe. Un modèle est une representation d’un système, d’une situation, ou d’un processus. Il peut être physique, symbolique, verbal, graphique ou mathématique. Par exemple, un graphique d’acheminement pourrait illustrer graphiquement un système de distribution. Les modèles montrent des rapports entre les parties d’un tout et aident à effectuer des prévisions.

La programmation linéaire

La programmation linéaire est une méthode mathématique largement utilisée pour déterminer la solution optimale à un problème. La technique ne peut être utilisée que pour les problèmes qui peuvent être traduits entièrement en chiffres et ont un objectif unique et optimal ou une seule solution. Par exemple, pour traiter les factures dans un bureau, la programmation linéaire peut être utilisée pour determiner la mixture la moins couteuse du niveau de compétences des ouvriers nécessaire pour effectuer la quantité de travail donnée.

L’analyse économétrique

Les compagnies (et le gouvernement) utilisent l’analyse économétrique pour la planification, les prévisions et la construction de modèles. Par ce type d’analyse, les entreprises peuvent estimer des cycles de demande, les fonctions de coût et d’approvisionnement, les changements de distribution des revenus, et ainsi de suite. Fondamentalement l’économétrie est une tentative de quantification d’autant de variables affectant une enterprise que possible. Les grandes compagnies développent souvent des modèles économétriques pour avoir une photo de l’économie future.

Les prévisions

Les prévisions mettent l’accent sur la recherche des tendances et fluctuations au cours du temps. Les trois types de techniques de prévision sont subjectives ou qualitatives (elles comptent sur le jugement d’experts), les projections de séries temporelles (elles utilisent des observations quantifiables dans le temps) et les modèles causaux (ils soulignent les relations causales et/ou de corrélation).

L’Arbre de Décision

La technique de l’arbre de décision montre l’ordre des décisions alternatives necessaries à la résolution d’un problème difficile. L’arbre de décision lui-même ressemble à un graphique d’acheminement. Chaque décision alternative a des consequences qui causent d’autres décisions. Celles-ci apparaissent toutes comme des branches de l’arbre. On peut aussi ajouter des probabilités et des calculs de récompense pour chaque décision. La technique de l’arbre de decision permet aux solutions d’un problème complexe d’être esquissées sur une seule feuille de papier.

Résumé

In a world of uncertainty, change and uncontrollable circumstances, you need a systematic approach to identify problems and solve them. To make decisions, it is not a matter of using your instincts; It is necessary to follow the steps necessary to arrive at firm answers and solutions.

Reprinted with permission from www.bizmove.com. To see the full article,
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