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Bien rédiger vos letters de présentation

Bien rédiger vos letters de présentation

Si vous croyez que vous n’avez pas besoin de consacrer beaucoup d’efforts à l’écriture de lettres de présentation ou d’en envoyer parce que, « de toute façon, personne ne les lit », détrompez-vous.

Cependant, pour chaque personne affirmant que ce document n’est pas important, une autre jurera le contraire. Bon nombre d’employeurs éventuels le voient comme une façon de se faire une première opinion sur vous. En effet, la lettre de presentation révèle:

  • Votre facilité à communiquer
  • Vos expériences et compétences (brièvement)
  • Votre niveau de professionnalisme
  • Des indices sur votre personnalité
  • Votre minutie (y a-t-il des coquilles ou d’autres erreurs ?)

Pour faire la meilleure impression dès le départ, vous devez savoir exactement ce qu’est une lettre de présentation et réfléchir avant de la rédiger. Vous devez aussi savoir ce qu’il faut ou ne faut pas y mettre et en connaître les règles cardinales.

À quoi sert une lettre de présentation ?

Il s’agit tout à la fois de vous présenter, de faire votre propre promotion et de faire une offre à votre lecteur. Non seulement résumés mais mis en lumière, les aspects les plus pertinents de vos antecedents professionnels lui donneront un avant-goût prometteur. Cette lettre démontre aussi que vous pouvez structurer vos idées et vous exprimer clairement et convenablement. En d’autres termes, elle reflète vos aptitudes pour la communication, voire votre personnalité.

La lettre de présentation type compte une page et, comme beaucoup d’autres choses, un début, un milieu et une fin. L’introduction explique habituellement qui vous êtes et le but de votre lettre. Elle est suivie de la description de ce que vous avez à « vendre ». La lettre se termine avec la conclusion où vous suggérez les étapes à venir. Ces trois éléments font souvent l’objet de trois ou quatre paragraphes, mais il n’y a pas de règles définies quant à la division de l’information.

Cinq choses à considérer avant de commencer à rédiger

Si vous vivez l’angoisse de la page blanche après avoir tapé « Monsieur » ou « Madame », posez-vous les cinq questions suivantes; leurs réponses vous fourniront une base qui facilitera la rédaction.

  1. De quoi a besoin l’employeur à qui vous vous adressez ? Quelles aptitudes, connaissances et expériences constitueraient des atouts dans l’emploi visé ?
  2. Quels sont vos objectifs ? Postuler un emploi spécifique ? Obtenir une entrevue ? Discuter 10 ou 15 minutes au telephone avec quelqu’un à propos des possibilités qu’offre l’entreprise ?
  3. Quelles sont vos qualités (de trois à cinq) utiles à l’employeur ou à un poste précis ? Si vous répondez à une offre d’emploi, ces qualités devraient évidemment être les mêmes que celles mentionnées dans l’annonce. Si vous ne postulez pas à un poste annoncé, alors pensez à vos aptitudes, connaissances et expériences susceptibles d’intéresser un employeur.
  4. Pouvez-vous faire un parallèle entre votre expérience et ce poste ? Pouvez-vous mentionner au moins deux de vos realizations à l’appui des qualités énoncées à la question 3 ?
  5. Pourquoi désirez-vous particulièrement travailler pour cette entreprise ou cette personne ? Que connaissez-vous d’elles ? Qu’est-ce qui dans leurs produits et services, philosophie, mission, culture d’entreprise, objectifs et besoins rejoint votre propre expérience, vos valeurs et objectifs ?

Après avoir répondu à ces cinq questions, vous serez alors prêt à vous mettre au clavier et rédiger cette fameuse lettre.

Structure d’une lettre de présentation

Si vous êtes encore perplexe quant à la marche à suivre, il pourrait être bon de subdiviser votre lettre et de vous concentrer sur une seule section à la fois. Voici ce que comprend chacune des quatre parties principales :

Le début ou l’introduction

Dites à l’employeur qui vous êtes, pourquoi vous lui écrivez et comment vous avez entendu parler de son entreprise ou d’un poste vacant. Cette courte présentation peut ressembler à : « Je suis un finissant de l’université XYZ, qui décrochera en mai prochain un baccalauréat en biologie. » Mentionnez seulement les faits importants vous concernant, vous et votre situation, et pertinents pour votre lecteur. Ensuite, indiquez à quel emploi vous postulez ou quels sont vos objectifs professionnels si aucun poste n’a été annoncé. N’oubliez pas de dire comment vous avez entendu parler de l’entreprise ou de l’emploi. Par exemple : «J’ai vu pendant le Salon de la bureautique que vous cherchiez une assistante administrative.» Ou encore : « J’ai lu un article dans Les Affaires sur vos projets d’expansion au Québec et j’aimerais discuter des possibilités qu’offre votre entreprise. »

Le milieu

1. L’autopromotion

Dans cette section, mieux vaut aller droit au but. L’objectif est d’énumérer, à l’aide de paragraphes ou d’une liste de points, les raisons qui font de vous un candidat intéressant. Il est preferable de commencer avec une déclaration donnant une vue d’ensemble de vos titres et compétences, puis d’y aller plus précisément, en utilisant les exemples choisis avant le début de votre rédaction. Cela pourrait être : «En tant que bachelier en graphisme et ancient stagiaire à Roy Design, mes réalisations et compétences sont les suivantes…»

2. Les compliments

Voici la section « Pourquoi eux ? » de votre lettre. Là, vous devez dire au destinataire quelque chose de bien à propos de son entreprise et pourquoi vous aimeriez y travailler, par exemple sa réputation, ses résultats, sa taille, sa culture, sa philosophie de gestion ou n’importe quel autre motif de fierté. Les employeurs aiment savoir pourquoi vous avez choisi leur entreprise parmi des centaines d’autres, et non sentir que vous faites un envoi en grand nombre. (Même si c’est le cas, personnalisez chacune de vos lettres pour plaire à celui qui vous lira et montrer que vous avez fait quelques recherches concernant son entreprise ou sa personne.)

La fin

Une invitation à passer à l’action

Certains pensent que la dernière section de la lettre ne constitue qu’une simple conclusion, mais c’est bien plus que cela. Ce dernier paragraphe ne consiste pas seulement à remercier le destinataire d’avoir pris le temps de vous lire ou de le prier de considérer votre candidature; il vise aussi à vous ouvrir la porte pour un contact futur. C’est l’endroit où vous suggérez comment procéder, habituellement en disant que vous lui téléphonerez ou lui enverrez un courriel afin d’assurer un suivi et de savoir si une rencontre est possible. L’important est de conclure la lettre d’une façon assurée mais courtoise qui signifie que vous prendrez l’initiative du suivi.

Une fois que le contenu de ces quatre parties est rédigé, relisezvous et corrigez les coquilles, erreurs grammaticales et fautes d’orthographe. À ce stade seulement, vous serez prêt à utiliser une formule de salutation et à signer, en route vers un excellent emploi.

10 règles cardinales pour la rédaction de letters de présentation

  1. Personnalisez la lettre à la compagnie ciblée et, si possible, adressez-la à la personne concernée.
  2. Mettez l’accent sur ce que vous pourriez accomplir pour l’entreprise, et non sur ce qu’elle pourrait faire pour vous.
  3. Énoncez clairement vos objectifs de carrière. Même si vous êtes prêt à accepter n’importe quel poste, ne le mentionnez pas.
  4. N’incluez jamais de remarques négatives à propos de votre situation actuelle d’emploi ou de votre vie en général.
  5. Énoncez clairement vos intentions et vos compétences, ne vous perdez pas dans les détails.
  6. Ne faites par d’affirmations qui ne peuvent être étayées par des exemples concrets.
  7. Ne rédigez pas plus d’une page à moins que l’employeur n’ait demandé une lettre d’intention détaillée.
  8. Vérifiez, revérifiez et vérifiez encore votre lettre pour déceler les coquilles ou autres erreurs.
  9. Sollicitez l’avis de plusieurs personnes avant d’envoyer votre lettre.
  10. Conservez des copies de toutes les lettres, télécopies et courriels envoyés ainsi qu’un journal des envois de façon à pouvoir faire un suivi efficace.

L’art et la science de rédiger des letters de presentation

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